Báo giá thuê điều hòa phục vụ hội nghị: Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí

Vấn đề về chi phí khi thuê điều hòa phục vụ hội nghị luôn là điều được khách hàng quan tâm quyết định đến 60% quyết định thuê hay không. Tuy nhiên, có rất nhiều những yếu tố khác nhau dẫn đến chi phí thuê điều hòa mà mọi người thường bỏ qua như quy mô không gian hội nghị, công suất, các yêu cầu kỹ thuật,… Cùng làm rõ hơn về những điều này ngay dưới đây để có thể đưa ra những sự lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.

Vì sao báo giá thuê điều hòa không cố định?

Lý giải vì sao báo giá thuê điều hòa không phải là một con số cố định như nhiều loại dịch vụ khác trên thị trường hiện nay. Điều này là hoàn toàn dễ hiểu bởi chi phí thuê điều hòa sẽ phụ thuộc vào rất nhiều những yếu tố khác nhau:

- Công suất và loại máy điều hòa khi những dòng điều hòa có công suất lớn từ sẽ có giá cao hơn so với dòng công suất thấp bởi ưu điểm làm mát nhanh, rộng, mức tiêu thụ điện năng lớn;

- Thời điểm thuê sẽ tăng cao hơn vào mùa cao điểm nắng nóng do nhu cầu tăng lên khi đó chi phí tăng là điều tất yếu;

- Thời gian thuê dài hạn sẽ có báo giá thấp hơn khi thuê ngắn hạn hoặc thuê phục vụ sự kiện trong vài ngày;

- Các chi phí dịch vụ đi kèm thường là vận chuyển, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa,… điều hòa khi thuê cũng ảnh hưởng trực tiếp đến báo giá khi thuê điều hòa.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê

Điểm danh nhanh chóng các yếu tố có ảnh hưởng đến chi phí thuê điều hòa sự kiện, hội nghị, văn phòng,… để giúp mọi người có những phương án thuê tối ưu nhất chính là những nội dung nổi bật dưới đây. Bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

- Vị trí và khả năng kết nối của khu vực trung tâm, gần trục giao thông, các khu dân cư đông đúc,… sẽ có chi phí thuê cao hơn do nhu cầu lớn, khả năng tiếp cận khách hàng tăng cao;

- Diện tích và quy mô lớn thì chi phí thuê vì thế cũng tăng lên nhưng trường hợp thuê lâu dài thì mức giá thuê cũng sẽ cân nhắc giảm xuống để phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng;

- Những văn phòng, sự kiện, hội nghị,… có hạ tầng kỹ thuật hiện đại thì mức giá thuê cũng sẽ cao hơn nhiều so với những hội nghị đơn giản, không được đầu tư về cơ sở vật chất;

- Thời điểm thị trường khi nguồn cung thuê điều hòa phục vụ hội nghị khan hiếm cũng đẩy chi phí thuê tăng cao như cuối năm, cuối tuần, các tuần lễ diễn ra chương trình của lĩnh vực nào đó cũng ảnh hưởng đến giá;

- Các tiện ích, dịch vụ đi kèm như phí vệ sinh, bảo dưỡng, sửa chữa điều hòa,… cũng quyết định mức giá thuê điều hòa đòi hỏi mọi người khi thuê cần hết sức cân nhắc về vấn đề này.

Cách dự trù ngân sách hợp lý cho hội nghị

Để đảm bảo không lâm vào tình trạng ngân sách thiếu hụt khi tổ chức hội nghị cũng như đảm bảo hội nghị được diễn ra thành công thì dự trù ngân sách là điều cần lưu tâm. Theo đó, cách dự trù ngân sách hợp lý cho hội nghị sẽ bao gồm các hạng mục sau:

- Xác định chính xác quy mô và mục tiêu của hội nghị với số lượng khách mời như thế nào, thời lượng hội nghị, địa điểm tổ chức, dự trù đầu tư như thế nào,… để quyết định khung ngân sách tổng thể trong khoảng bao nhiêu.

- Chia ngân sách dự trù theo các hạng mục chính như thuê địa điểm, thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình, thuê điều hòa phục vụ hội nghị, thuê nhân sự vận hành, truyền thông, tiệc trà nước, các chi phí phát sinh khác,…

- Liệt kê đầy đủ một cách chi tiết từng hạng mục có trong hội nghị như phí quản lý, phí bảo vệ, phí lắp đặt kỹ thuật, phí dọn dẹp trước và sau hội nghị,…

- So sánh và nhận báo giá đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để cân đối cũng như so sánh về mức giá cùng chất lượng dịch vụ đi kèm.

Quy trình báo giá minh bạch của đơn vị cho thuê uy tín

Tham khảo quy trình báo giá minh bạch của đơn vị cho thuê điều hòa hội nghị uy tín như Điện lạnh Long Hào dưới đây để có thể nhanh chóng đưa ra những sự lựa chọn phù hợp nhất với cả nhu cầu sử dụng và ngân sách của hội nghị.

- Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng với đầy đủ thông tin như ngày, giờ diễn ra sự kiện, diện tích hội trường, số lượng người tham sự, yêu cầu dòng điều hòa hội nghị nào, công suất ra sao,…

- Tiến hành khảo sát kỹ thuật trực tiếp tại mặt bằng diễn ra hội nghị để xem xét các yếu tố như diện tích, trần cao, nguồn điện, địa điểm đặt điều hòa,… để có thể đưa ra điều hòa có công suất bao nhiêu và số lượng như thế nào là cần thiết.

- Lập phương án kỹ thuật chi tiết để đề xuất loại điều hòa phù hợp, số lượng máy, công suất điều hòa là bao nhiêu cho hội nghị diễn ra tốt nhất,…

- Báo giá đầy đủ từng hạng mục từ chi phí thuê điều hòa, chi phí vận chuyển và lắp đặt, chi phí bảo dưỡng cùng kỹ thuật tại hội nghị, chi phí phát sinh.

- Xác nhận và có điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của khách hàng và cập nhật lại báo giá để phù hợp trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

Khi nào nên yêu cầu khảo sát thực tế?

Vậy khi nào nên yêu cầu khảo sát thực tế trước khi thuê điều hòa phục vụ hội nghị tại Điện lạnh Long Hào sẽ có những trường hợp cụ thể sau đây:

- Không gian hội nghị có diện tích lớn, trần cao sẽ làm tăng mức nhiệt khi đó công suất tiêu thụ của điều hòa sẽ tăng cao nếu không khảo sát thực tế khi diễn ra hội nghị sẽ dẫn đến quá tải hoặc hiệu quả làm mát không đạt yêu cầu;

- Hội nghị được tổ chức trong lều bạt, nhà xưởng, các không gian bán mở cần khảo sát để tính toán công suất tăng thêm khoảng 2 lần mới đảm bảo hiệu quả;

- Địa điểm hội nghị chưa rõ dẫn nguồn điện từ đâu nếu không khảo sát sẽ gây sập nguồn khi diễn ra và khả năng chịu tải cũng kém hơn;

- Hội nghị đông người đi kèm sân khẩu, đèn công suất lớn cũng ảnh hưởng trực tiếp đến nhiệt độ của hội nghị đó cần tăng số lường điều hòa để khả năng làm mát tối ưu.

Như vậy, có thể nhận định có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến báo giá thuê điều hòa phục vụ hội nghị đòi hỏi mọi người cần hết sức cân nhắc để hội nghị được diễn ra thành công. Nếu có nhu cầu hãy liên hệ Điện lạnh Long Hào để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.