Thuê điều hòa hay mua mới cho sự kiện ngắn ngày: Phương án nào tối ưu hơn?

Những sự kiện ngắn ngày đòi hỏi khâu chuẩn bị phải vô cùng chính xác, hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra đặc biệt là hệ thống làm mát phải tối ưu, hiệu quả. Dễ hiểu bởi nhiệt độ không phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khách và hình ảnh của doanh nghiệp do đó bài toán nên thuê điều hòa hay mua điều hòa mới đang gặp phải nhiều vấn đề. Cùng tìm hiểu về nội dung này ngay dưới đây để có thể nhanh chóng đưa ra câu trả lời đầy đủ và chính xác nhất.

Đặc điểm của các sự kiện ngắn ngày

Sự kiện ngắn ngày thường diễn ra trong vài giờ hoặc vài ngày với đặc điểm nổi bật là cường độ hoạt động cao, mục tiêu tập trung, tiến độ gấp rút, chi phí cần tối ưu. Cụ thể về đặc điểm của sự kiện ngắn ngày như sau:

- Thời gian diễn ra trong khoảng thời gian tương đối ngắn chỉ vài tiếng, một buổi tối hoặc ban ngày, trường hợp kéo dài thường tối đa 1-2 ngày;

- Cường độ cao và mức độ tập trung lớn khi các hoạt động được tổ chức liên tiếp, dồn dập vào mục tiêu chính như ra mắt sản phẩm, kỷ niệm, đơn hàng mới,…;

- Thời gian chuẩn bị nhanh, gọn với kế hoạch cụ thể, địa điểm gấp đòi hỏi quy trình nhanh, chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro đáng tiếc;

- Chi phí và nhân sự cần tối ưu hơn so với các sự kiện dài ngày nhưng vẫn đảm bảo sự nhanh chóng và hiệu quả cao như hội thảo, khai trương, tiệc công ty,…

Chi phí và rủi ro khi mua mới điều hòa cho sự kiện

Xác định rõ những đặc điểm của sự kiện ngắn ngày thì thuê điều hòa ngắn ngày là giải pháp được ưu tiên lựa chọn. Dễ hiểu khi những chi phí và rủi ro thường thấy khi mua mới điều hòa cho sự kiện đó là:

- Chi phí đầu tư lớn nhưng thời gian sử dụng khá ngắn bởi các sự kiện vài giờ tỷ lệ sử dụng thực tế chỉ dưới 5% so với tuổi thọ của thiết bị;

- Chi phí tháo dỡ và hoàn trả lại mặt bằng do các sự kiện ngắn ngày thường thuê mượn địa điểm, văn phòng, nhà xưởng thuê tạm,… khi đó mới lắp đặt xong khâu tháo dỡ sẽ phát sinh nhiều vấn đề như hỏng tường, trần nhà,… khiến chi phí thuê tăng lên;

- Rủi ro nếu chọn sai công suất sử dụng do sự kiện ngắn ngày có tải nhiệt khác với môi trường sinh hoạt nên rất khó để đảm bảo công suất tối ưu có thể là quá nhỏ hoặc quá lớn đều gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện;

- Không có phương án dự phòng nếu có sự cố phát sinh khiến sự kiện diễn ra khó có được sự thành công đúng như mong đợi;

- Chi phí vận hành và bảo trì sau sự kiện ngắn ngày cũng là một rủi ro về chi phí có thể tăng lên khá lớn mà mọi người cần cân nhắc khi quyết định mua điều hòa mới cho những sự kiện.

So sánh thuê điều hòa và mua mới theo các tiêu chí: chi phí, vận hành, linh hoạt

Cùng so sánh cụ thể về thuê điều hòa sự kiện và mua mới điều hòa với những tiêu chí sau đây để có câu trả lời đầy đủ và chính xác nhất.

Tiêu chí về chi phí:

- Đối với thuê cần trả tiền cho thời gian sử dụng thực tế mà không cần đầu tư chi phí ban đầu cũng như chi phí lưu kho sau sự kiện do đó có thể tối ưu được ngân sách của khách hàng;

- Mua mới điều hòa thì chi phí đầu tư ban đầu lớn bao gồm cả máy, vật tư và công lắp đặt sẽ là chi phí lớn dù chỉ sử dụng vài giờ, vài ngày diễn ra sự kiện, đi kèm với rủi ro mua sai công suất phải bổ sung thêm và chi phí tháo dỡ để hoàn trả mặt bằng.

Tiêu chí về vận hành

- Đối với thuê thì đơn vị cho thuê điều hòa sẽ khảo sát và đề xuất công suất phù hợp đi cùng với phương án dự phòng cũng như xử lý nhanh chóng những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra trong sự kiện;

- Mua mới điều hòa sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm khi lắp đặt, tính toán tải điện, hỏng hóc sẽ phải tự xử lý mà không có phương án dự phòng sẽ ảnh hưởng đến sự kiện trong thời gian diễn ra.

Tiêu chí về tính linh hoạt

- Đối với thuê thì việc tăng giảm số lượng điều hòa trong sự kiện sẽ linh hoạt hơn, không ràng buộc và khách hàng có thể tự điều chỉnh số lượng điều hòa cần khi diễn ra sự kiện nếu có nhu cầu phát sinh;

- Mua mới điều hòa sẽ khó điều chỉnh số lượng khi số lượng khách mời tăng lên, sau sự kiện dẫn đến dư thừa thiết bị và khó phù hợp với những sự kiện tiếp theo.

Trường hợp nào nên thuê, trường hợp nào nên mua

Cùng phân tích rõ ràng hơn về những trường hợp nào nên thuê điều hòa, trường hợp nào nên mua điều hòa ngay sau đây để có những quyết định chính xác.

Những trường hợp nên thuê bao gồm như sau:

- Nhu cầu ngắn hạn hoặc không thường xuyên khi sự kiện diễn ra vài giờ, tối đa từ 1-2 ngày sẽ không cần mua mới;

- Không gian sự kiện thay đổi liên tục và mỗi địa điểm lại có những tải nhiệt khác nhau đòi hỏi công suất điều hòa khác nhau;

- Không có đội kỹ thuật riêng để xử lý các sự cố, hỏng hóc của điều hòa trong và sau khi sự kiện diễn ra;

- Cần tối ưu dòng tiền bởi điều hòa thuê sẽ không cần bỏ vốn, không mất phí lưu kho, không cần gánh chi phí khấu hao tài sản.

Trường hợp nên mua điều hòa sẽ bao gồm như sau:

- Sử dụng thường xuyên và dài hạn với những đơn vị có nhiều sự kiện diễn ra cố định, nhà xưởng, văn phòng hoạt động quanh năm;

- Có đội vận hành và bảo trì riêng biệt đi cùng hệ thống điện tải đủ công suất của điều hòa;

- Không gian cố định, ít thay đổi, số lượng người trong mỗi sự kiện là ít biến động sẽ dễ dàng tối ưu về công suất hơn.

Kinh nghiệm thực tế từ các đơn vị cho thuê điều hòa sự kiện

Nhất định không được bỏ qua những kinh nghiệm thực tế đến từ đơn vị cho thuê điều hòa sự kiện chuyên nghiệp như Điện lạnh Long Hào ngay dưới đây để có những nhận định chính xác.

- Luôn tính toán đúng công suất, tránh lãng phí, dư thừa ảnh hưởng đến sự kiện cũng như chi phí phát sinh sau đó và đơn vị chuyên nghiệp luôn cộng thêm 20% tải dự phòng.

- Khảo sát kỹ lưỡng nguồn điện để tránh quá tải dòng điện có thể gây gián đoạn sự kiện trong thời gian diễn ra.

- Luôn khảo sát về địa điểm theo đúng diện tích, số lượng người tham dự sự kiện để đảm bảo công suất sử dụng là tối ưu nhất.

- Lên phương án dự phòng và đội kỹ thuật hỗ trợ xuyên suốt trong thời gian diễn ra sự kiện ngắn.

Gợi ý lựa chọn phương án tối ưu cho doanh nghiệp và ban tổ chức

Những gợi ý lựa chọn phương án tối ưu cho doanh nghiệp và ban tổ chức khi thuê điều hòa sự kiện ngắn ngày sẽ được tổng hợp đầy đủ sau đây.

- Xác định nhu cầu và không gian tổ chức sự kiện sẽ có những loại điều hòa với công suất khác nhau làm sao đảm bảo được hiệu quả làm mát tối ưu nhất, tránh dư thừa, tránh lãng phí đáng tiếc;

- Lựa chọn loại điều hòa tối ưu như điều hòa cây, điều hòa công nghiệp,… và ưu tiên những dòng điều hòa công nghệ mới tiết kiệm điện để tiết kiệm chi phí;

- Lên phương án tối ưu về chi phí và kỹ thuật thông qua quá trình khảo sát kỹ lưỡng trước khi thuê để tính toán chính xác, tránh thiếu hụt cũng như dễ dàng xử lý những sự số đáng tiếc có thể xảy ra khi diễn ra sự kiện.

- Hợp đồng đầy đủ, rõ ràng, minh bạch sẽ giúp khách hàng và bên cho thuê cũng yên tâm hơn trong khi sử dụng điều hòa tại các sự kiện ngắn ngày.

Hy vọng với những chia sẻ nhanh chóng về ưu điểm của thuê điều hòa sẽ giúp mọi người có cái nhìn tổng quan nhất để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất. Nếu cần tư vấn thêm hãy liên hệ Điện lạnh Long Hào để được hỗ trợ nhanh chóng.